Kävijän on helppo kuvitella, mitä talous- tai työvoimavastaava tekee. Talousvastaava pyörittää rahaa ja työvoimavastaava vänkäreitä. Miettimällä käy ilmeiseksi, että talousvastaava on se, jolta pyydetään lupaa ostaa niin videokamerat kuin pitsatkin, ja työvoimavastaavan isoin konkreettinen tehtävä on vänkärivuorojen änkeminen taulukkoon samalla kun jokainen vänkäri haluaa katsomaan yhtä ja samaa ohjelmaa.

Mutta mitä kunniavierastiimissä oikein tapahtuu?

Ensimmäinen asia. Kunniavierasasioita ei ehdi hoitaa yksi henkilö. Desucon 2011:n kunniavierastiimi:

Kunniavierastiimi: Pyry, Phoo ja SS (valepuvuissa).

Pyryn tehtävänä on hankkia lentoliput, hotellivaraukset, tulkit ja ohjelmanpitäjät kunniavierasohjelmia varten. Kun kunniavieraspaneeliin on aikaa puoli tuntia ja haastattelija uupuu, Pyry tuuraa.

SS on tiimin raskaan sarjan kielitaituri. Jos kunniavieras kertoo ohjelmassaan, miten tämä toimii, SS tulkkaa. Tarvittaessa SS tuuraa Phoota yhteydenpidossa Japaniin päin.

Phoo (minä) rustaa sähköposteja ja käyttää puhelinta lähes joka (arki)päivä. Nykyisten vieraiden kanssa on sovittava kaikki saapumispäivämäärästä aina pukuhuoneiden kokovartalopeilien lukumäärään (:-D). Tulevia vieraita kalastellaan jo luomalla kontakteja ja juttelemalla nykyisten kontaktien kanssa. Edellisille vieraille uudenvuodentervehdyksiä.

IKuto Shijima (nimimerkki) on japanilainen monitoimimies, joka myös sattuu olemaan kunniavieraamme Tanakan entinen bändikaveri. Desucon 2011:stä alkaen suurin osa vieraista tulee hänen kontaktiensa kautta. Japanilaisten on edelleen helpompi kommunikoida kasvokkain, joten kun (monille anime- ja manga-alalla ennestään tuttu) japanilainen markkinoi Desuconia Japanissa, häntä halutaan yleensä auttaa helpommin kuin vain netistä tuttuja ulkomaalaisia.

Mystiikka sikseen. Kunniavieraan hankkiminen onnistuneesti vaatii seuraavat asiat:

1. Japania oikeasti osaavia ihmisiä. JLPT:n taso 2 on minimi.
2. Kärsivällisyyttä ja ripeyttä sähköpostikanssakäynnissä. Japanilaiset vastaavat sähköpostiin heti ja etenevät asioissa hitaasti.
3. Rahaa. Desuconin kunniavierasbudjetti on 15 000 euroa vuonna 2011, ja oli 13 000 euroa vuonna 2010.
4. Käytännön silmää. Tunne ravintolat, tiedä milloin lentoliput ovat halvimmillaan, järjestä kyydit lentoasemalta tapahtumaan.
5. Jos et osaa, kysy ja pyydä apua! Tärkeintä on, että vieraiden näkökulmasta kaikki on hyvin.

Jossain vaiheessa tälle postaukselle saattaa ilmestyä kakkososa, jossa kooste, miten kukin Desuconin entisistä kunniavieraista oikein saatiin (tuurilla, tilaisuuksiin tarttumalla sekä pelaamalla kortit oikein). Kommentoi jos kiinnostaa.