Majoituksen kehitysaskeleet ja uudet tuulet

Kirjoittanut
ObD

Tervehdys teille rakkaille lukijoille!

Olin hädintuskin selvinnyt conidarrasta ja –rutosta, kun minulle tuli palava halu blogata lattiamajoituksesta. Olen väistymässä majoitusvastaavan tehtävistä 5 tapahtuman mittaisen uran jälkeen. Siihen matkalle mahtuu kaikennäköisiä kokeiluita asiakastyytyväisyyden parantamiseksi. Osa kokeiluista on kantanut hedelmää ja alkaa muotoutua onnistuvaksi ja mutkattomaksi osaksi pakettia, kun taas osa kokeiluista on todettu kannattamattomaksi joko henkilöresurssien tai monimutkaisuuden takia. Haluaisinkin kirjoittaa teille siitä, mitä kaikkea olen puuhastellut tämän tontin parissa viimeiset 2,5 vuotta sekä vastata selkeästi yleisiin teemoihin, joita kävijäpalautteessa nousee esiin. Puhuin samaisista kehitysaskeleista Concon – seminaarissa keväällä 2015, joskin silloin kehityksen tilanne oli hyvin erilainen.

Ensimmäinen vuosi meni pitkälti prosessien opettelussa. Koulun varaaminen, kouluhenkilökunnan kanssa työskentely, pelastuslaitoksen kanssa toimiminen, järjestelyiden tuottaminen ja yleinen työvoiman opettaminen, johtaminen ja järjestäminen toi omat haasteensa ekassa tapahtumassa. Toisessa tapahtumassa tämä karkea prosessi tuli hiottua ja näin meillä oli suhteellisen valmis karvalakkimalli onnistuvasta lattiamajoituksesta kasassa. Toki pieniä vikoja oli, mutta niiden korjaaminen oli helppoa. Lisäksi meille vakiintui helpon ja onnistuneen yhteistyön myötä Lahden Yhteiskoulu vakituiseksi kouluksi majoituskäyttöön.

Ensimmäisen vuoden jälkeen tuli sellainen tunne, että haluan kokeilla jotain radikaalia. Jotain, mitä lattiamajoituskentällä ei ole ennen nähty. Onnekseni satuin bongaamaan erään keskustelun Facebookissa ”Suomen con-tapahtumat” – ryhmässä. Siellä joku pohti aamupalan mahdollisuutta/mahdottomuutta ja vastauksetkin olivat hyvin hienovaraisesti lyttääviä. Itselläni napsahti päässä automaattisesti päässä vastaus ”Katotaanko?!” ja näin alkoi aamupalakuvioiden suunnittelu.

Ekat kaksi tapahtumaa hankimme ja valmistimme ruoat itse mielestäni kohtuullisella menestyksellä. Tottakai järjestelyt kärsivät pienistä lastentaudeista sujuvuutensa ja riittävyytensä suhteen, mutta kuvio oli pitkälti valmis toisen tapahtuman jälkeen. En tosin päässyt testaamaan itse tuotettua aamupalaa toisessa tapahtumassa, sillä ulkoistimme sen valmistamisen koulun henkilökunnalle. Näin jälkeenpäin ajateltuna niin se olisi pitänyt tehdä alusta asti, sillä sen kustannustaso on kutakuinkin sama millä itse sitä tuotimme. Sen lisäksi itse tuotettu aamupala sitoo liikaa työntekijöitä tiskin taakse, eikä heitä voi työllistää muuten. Työvoima sitä varten vuorostaan tuottaa laskennallisia ongelmia työvuorojen kanssa.

Ei tämäkään täysin saumattomasti mennyt, mutta kehityskohteet ovat hyvin pieniä. Koulun keittiö toivoi, että tarjoilu on tasan kaksi tuntia. Automaattisesti leikkasin alkupäästä, koska en osannut ajatella aamuvirkkuja. Olen varma, että seuraajani tulee korjaamaan tämän epäkohdan esimerkiksi aikaistamalla tarjoilua tunnilla. Lisäksi ohjeistus puuttui, sillä kuviot koulun keittiön kanssa tarkentui infomailin lähdettyä ja rehellisesti sanottuna unohdin laittaa tarkennusta perään. Polettisysteemi oli kokeilu, joka oli teoriassa hyvä mutta käytännössä yski ”hieman” ja kehittyi viime metreillä. Kehittämisen sarkaa riittää ensi tapahtumaan.

Toinen merkittävä uudistus, jonka kehitys alkoi Desucon Frostbiteen vuonna 2015 oli makuualustojen vuokrausmahdollisuus. Idea lähti Traconin työvoiman kaadosta, kun keskustelimme Traconin työvoimavastaavan kanssa yhteisomisteisista makuualustoista, joita käytetään molemmissa tapahtumissa. Käytännössä ideana oli tarjota ihmisille mahdollisuus olla hankkimatta ja/tai kuljettamatta omaa makuualustaa coniin pientä maksua vastaan. Ensimmäisessä tapahtumassa makuualustoja oli vain 75 kappaletta. Kun kesän Desuconin majoittuvien määrä tuplaantui, tuplaantui myös makuualustojenkin määrä. Koska K-18 – tapahtumassa on pienempi majoituksen tarve kuin ikärajattomassa, tippui makuualustojenkin tarve hieman. Palaan toteamukseen majoituksen tarpeesta myöhemmin.

Makuualustoiksi valikoitui perinteinen retkipatja monenkin seikan takia. Monesti olen kuullut kuinka pieni puhallettava ilmapatja tai 50cmx200cm vaahtomuovipatja olisi mukavampi. Molemmat ovat varmasti mukavampia ratkasuja ainakin selkää ajatellen, mutta ainakin vaahtomuovin lämmöneristyskyky on huomattavasti pienempi kuin solumuovin. Ilmapatjoissa lämmöneristys ja mukavuus sisätiloissa on parempi, mikäli patjat ovat ehjiä. Jos haluaisimme ilmapatjat, jotka kestävät neljä tapahtumaa vuodessa useamman vuoden ajan, pitäisi patjoihin kaataa monta kymmentä euroa/kappale. Se, mistä patjavuokran summa koostuu on varastotilan vuokra ja logistiikka eri tapahtumiin. Edellämainittujen kulujen suuruus ei muuttuisi merkittävästi, mikäli vaihtaisimme ilmapatjojen kaltaiseen tiiviimpään varastointiratkaisuun.

Meidän heikkolaatuisimmat solumuovipatjat huomattavasti pidemmän elinkaaren kuin halvimmat ilmapatjat, mutta kustantavat huomattavasti vähemmän kuin halvimmat ilmapatjat. Niiden uusiminen ja loppusijoitus on paljon helpompaa kuin hajonneiden ilmapatjojen, sillä ne voidaan lahjoittaa esimerkiksi cosplay- ja bofferipajoihin eri tapahtumille. Tällä hetkellä n. puolet patjoista on elinkaarensa loppupuolella, mutta se jääköön uuden majoitusvastaavan ja Traconin päätettäväksi mitä patjoille ja vuokraukselle tehdään.

Yksi järjestämisen ja turvallisuuden kannalta merkittävä uudistus tuli pistettyä tuotantoon kesän Desuconissa 2015. Puhun nyt tässä tapauksessa uudistuneesta majoitusjärjestelmästä, joka näkyy teille epäkäytännöllisiltä vaikuttavina koodeina. Järjestelmäuudistus oli pakko tehdä, sillä siten saimme luokka- ja koulukohtaisen kirjanpidon niin pitkälle kuntoon kun se on vain mahdollista tehdä. Nämä ovat aikuisten oikeasti tärkeätä dataa, sillä pahimman skenaarion sattuessa meidän pitää olla täysin varmoja siitä, kuinka monta ihmistä on sisällä ja kuinka monta ulkona. Se, että jos ihmishenkiä on vaarassa kun paloauto on pihassa vaikuttaa palomiesten prioriteetteihin ja toimintamalleihin. Tämä saattaa kuulostaa käsien pesulta vastuusta, mutta en toivoisi itselleni enkä muillekaan sitä taakkaa, kun oman varomattomuuden takia ihmishenkiä on menehtynyt. Tämän takia kulunvalvonnan noudattaminen on hyvin tärkeää.

Palatakseni järjestelmään, ekan kesän tahmeus johtui puhtaasta naiiviudestani. Tottakai on nopeaa kirjoittaa 10 satunnaista merkkiä putkeen (not). Lisäksi järjestelmässä oli monta mielenkiintoista ominaisuutta, jotka korjattiin tähän tapahtumaan mennessä. Tähän tapahtumaan upotettiin järjestelmään viivakoodilla kirjautuminen aivan kuin lippukaupassa. Sen tahmeuteen vaikutti taas muutama seikka kuten toimimattomat viivakoodin lukijat perjantaina ja se, että ihmiset eivät pitäneet viivakoodeja valmiina kun tulee tiskille. Aivan kuten lippujenlunastuksessa, majoituksessa koodien pitää olla esillä valmiina prosessien nopeuttamiseksi. Lauantaina lukijat toimivat moitteettomasti.

Majoitukseen kuskaava bussi on ollut osittain kokeilua conibussille, mutta myös lisäpalvelu majoittujille. Tässä tapahtumassa kerätty euron bussimaksu on toiminut niin sanottuna markkinatutkimuksena kartoittaaksemme bussin tarvetta. Bussin tarve on tiedossa, mutta bussien määrä ei. Kaksi tapahtumaa seuranneena oli helppoa tehdä johtopäätös siitä, että vain yksi bussi riittää majoituskäyttöön.

Viimeinen suuri muutos, mitä olen kokeillut urani aikana on koulujen määrän kasvattaminen. Koulujen määrän kasvatus muuttui relevantiksi siinä kohtaa, kun majoitus myi loppuun 30 minuutissa ja kaikki hätäpaikatkin menivät. Olen nyt 2,5 vuotta seurannut lattiamajoituksen myyntitahtia, menekkiä ja tarvetta ja olen päätynyt seuraavaan päätelmään: Koska emme ole enää ikärajaton tapahtuma eikä Lahdessa tapahdu mitään muuta, ideaali piste talvitapahtumassa on n. 250-300 paikassa. Jos meidän kaikki 2700 conkävijää olisivat alaikäisiä, olisi prosentuaalinen osuus huomattavasti suurempi. Se johtuu täysin vanhemmista, jotka eivät halua päästää lapsiaan yksin hotelliin. Nyt lattiamajoituksessa oli 300 kävijää, eli noin 11% kaikista kävijöistä. Kaikki halukkaat pääsivät majoitukseen, sillä peruutuspaikkojen määrä oli kutakuinkin sama kuin myöhään heränneiden määrä.

Olen huomannut kahden koulun järjestämisessä muutaman merkittävän seikan, minkä takia itse löisin kirvestä kahden koulun mallille. Ensinnäkin, kesäisin Lahden Yhteiskouluun menee pelastuslaitoksen latelemien sääntöjen mukaan 269, kun meillä on kaikki majoitukseen soveltuvat tilat käytössä. Talvisin menee vähemmän, sillä opetuksen takia esimerkiksi musiikkiluokat eivät ole käytettävissä. Kesäisin kun majoitusmahdollisuudet ovat laajemmat esimerkiksi leirintäalueiden myötä, emme ainakaan kesäisin tarvitse millään kahta koulua.

Talvisin tällä päättelyketjulla tämän tapahtuman majoituskapasiteetti pitäisi riittää. Olen kuitenkin huomannut, että kaksi koulua vie järjestävältä taholta huomattavan paljon resursseja niin henkisellä kuin fyysisellä tasolla. Hyöty on aika minimaalinen kun miettii että toisella koululla paikataan noin 70 hengen tyhjiötä. Etenkin henkisten resurssien kulutus on näkynyt yleisellä tasolla majoituksen laadussa. Koen, että silloin kun olen voinut keskittyä 110% teholla yhteen kouluun, on siitä saatu paljon parempi kuin kumpikaan koulu on ollut kahdessa viime tapahtumassa. Jonkin verran asioita voi tehostaa hyvällä delegoinnilla, mutta sekään ei riitä kun joidenkin tahojen kanssa vain päävastuullinen voi olla tekemisissä.

Ehkä ikuisuuspalautteenaihe on sisätilojen lämpötila. Olen jutellut aiheesta moneen otteeseen koulujen vahtimestarien kanssa ja vastaus on aivan sama. He eivät tee ilmastoinnille ja lämmitykselle mitään. Sisätilan lämpötila on toisin sanoen tismalleen sama kuin koulukäytössä. Toki näin talvella se tarkoittaa viileyttä, sillä ei koulukäytössä kukaan makaa lähestulkoon paljaalla lattialla ilman vaatteita. Lämpöä menee hukkaan, mikäli tiloissa vetää. Ilmastointia ei voi säätää pienemmälle, ettei ihmiset nuukahda luokkien tunkkaisuuteen. Lämmityksen tehojen kaakkoon vääntö taas maksaisi meille sen verran paljon, että majoittujien 6€/yö ei riittäisi kustannusten kattamiseen, etenkin jos luokissa on lämpöhukkaa. Kesäisin ilmastointia voidaan toki säätää ja ikkunoita avata, mutta emme mekään osaa niille tehdä mitään jos niistä valitetaan vain palautteessa.

Niin tässä kuin muissakin asioissa, olkaa rohkeita ja antakaa palautetta työvoimalle siinä hetkessä. Moni asia ovat sellaisia, että ne voidaan korjata tapahtuman aikana jos niistä annetaan palautetta. Jos sulakkeet ovat palaneet tai ilmastointi ei pelitä, sitä varten voidaan soittaa päivystävä vahtimestari korjaamaan asia. Jos muut kävijät tai työntekijät pitävät liikaa meteliä, voidaan asiaan puuttua kunhan kerrotte oikealle henkilölle. Esimerkiksi työvoimasta voi aina ilmoittaa infolle, joka tuo tiedon vääristelemättä majoitusvastaavalle. Jos jotain opin ravintola-alalla työskennellessäni, oli se että paras ja hedelmällisin palaute oli siinä hetkessä annettu harkittu palaute. Jos kuulen 3 päivää sattuneen jälkeen palautetta, on minun vaikea muistaa tarkkaa tilannetta tai etsiä tarkkaa syytä. Jos palaute on annettu tapahtumahetkellä, on ongelma helpompi korjata.

Tiedän itsekin täysin hyvin, että en ole aina maailman paras asiakaspalvelija tai en ajattele kaikkia asioita ja puolia niin tarkkaan kuin pitäisi, mutta niitä kehitellään sitä mukaa mitä palautetta annetaan. En tässä lopetuksessa halunnut lytätä jälkipalautteen merkitystä vaan enemmänkin korostaa tilanteessa annetun palautteen merkitystä. Palaute on kuitenkin se, minkä pohjalta tapahtumia kehitetään.

Se, mitä tulen tulevaisuudessa tekemään Desuconin eteen jää vielä nähtäväksi. En tiedä mitä se tulee olemaan, mutta janoan siltä uusia ja erilaisia haasteita kuin mitä majoituksessa on ollut.

Peace out,

Alexander ”ObD” Lindholm

Desuconin eläköityvä majoitusvastaava

Kommentit

Anonyymi
Hyvä teksti!
Toni "Meemimestari" Pitkänen
5/5 kulissit raottuvat
Sorsamon
Whoa! Yhdistyksen nimen mukaisesti myös majoitustoiminta on kehittynyt. Siistiä!

T: Aiempi Desun majoitusvastaava

Vaan miksi koulutuskeskus Salpauksen Svinhufvudinkadun tiloista on luovuttu majoituskäytössä? Tilat vetivät hyvinkin yli 600 henkeä ollessaan käytössä ja olisivat vetäneet enemmänkin, jos jostain hatusta vedetään rajaton määrä vänkäreitä.
Alexander "ObD" Lindholm
Hei,

Kyselin kyseistä paikkaa jo 2014 Frostbiteä varten. He eivät halua (niinkuin suuri osa muistakaan kouluista) majoituksen kaltaista viikonloppukäyttöä keskelle lukukausia. Kesällä ei kyseistä ongelmaa olisi, mutta yhteistyön helppouden juurruin käyttämään Lahden Yhteiskoulua.

Lähetä kommentti

Kirjoita tähän kenttään sana koulutyttöpuku. Tällä vältämme ilkeitä kommenttibotteja.
Et ole kirjautunut sisään DesuProfiiliin, joten kommenttisi lähetetään anonyyminä. Kirjaudu sisään!